משרד עורכי דין גדול צריך שתהיה לו מערכת תקשורת איכותית על מנת לטפל בכל הפניות ולא לפספס אף לקוח.
כדאי לבדוק הצעות מכמה חברות שיש להן ניסיון בהקמת ותחזוקת מרכזיה לעסקים ויש להן לקוחות דומים.
בחירת מרכזיה למשרד עורכי דין דורשת התאמה לצרכים הייחודיים של המשרד, תוך התחשבות בגודל הצוות, סוג הלקוחות, ואופי השירותים הניתנים. הנה כמה נקודות שחשוב לשקול:
1. סוג המרכזיה
- מרכזיה בענן (Hosted PBX):
- מבוססת אינטרנט, אין צורך בתשתיות פיזיות רבות.
- מאפשרת גמישות לעבודה מרחוק.
- מתאימה לעסקים קטנים ובינוניים, עם עלויות התקנה ותפעול נמוכות.
- מרכזיה פיזית (On-Premise PBX):
- דורשת התקנה ותשתית פיזית במשרד.
- מספקת שליטה מלאה על המערכת.
- מתאימה לעסקים עם צרכים מורכבים במיוחד.
2. יכולות ותכונות של המרכזיה
- יכולת ניהול של פשוטה של המרכזיה ושינוי הגדרות לפי צורך ללא עזרה מגורם חיצוני
- תמיכה בניהול שיחות מרובות: חשוב למשרד שבו עורכי דין ומזכירות צריכים לענות לשיחות רבות בו-זמנית.
- ניתוב שיחות חכם: כדי להבטיח שהשיחות יגיעו לעורך הדין המתאים או למחלקה הנכונה במהירות.
- יכולת לתת לאנשי המשרד לעבוד מהבית בנוחות כאילו שהם עובדים מהמשרד
- יכולת להקפצת שיחות אחרי שעות העבודה
- הקלטת שיחות: לצורכי תיעוד והבטחת איכות.
- יכולת למתן תא קולי עם העברת ההודעה למייל
- שיחות ועידה: לצורך תקשורת עם לקוחות או בין חברי צוות.
- אפשרות של מענה קולי מתאים לכל שלוחה
- אפשרות של משלוח הודעה קולית לכל עובדי המשרד
- אינטגרציה עם מערכות ניהול לקוחות (CRM): מסייעת בניהול יעיל של קשרי הלקוחות.
- זמינות 24/7: עבור לקוחות שזקוקים למענה מיידי.
3. עלויות
עלות של מרכזיה בענן זול באופן משמעותית ממרכזיה פיזית. כדאי לבדוק את העלות הכולל ולקרוא את כל סעיפי ההסכם.
4. שירות ותמיכה
- וודא שהספק מציע שירות ותמיכה טכנית זמינה בכל עת.
- בדוק ביקורות על השירות של החברה.
5. אבטחה
- מרכזיות בענן צריכות לכלול אבטחת מידע חזקה להגנה על פרטיות הלקוחות.
- וודא שהמערכת עומדת בדרישות רגולציה, כגון שמירה על סודיות עורך דין-לקוח.